Lorsque votre espace de bureau manque de place pour vos impôts, votre paie et autres documents commerciaux, vous devez rechercher une autre option de stockage. Cependant, il y a des exigences légales à prendre en compte lors du choix de l’endroit et de l’endroit où stocker.
De nombreux services de stockage de documents spécialisés organisent tout pour vous, mais entraînent également des frais coûteux. C’est donc un défi de trouver un stockage de documents professionnels à faible coût qui est judicieux pour vous et votre entreprise.
Aujourd’hui, les petites et moyennes entreprises choisissent plus souvent l’entreposage libre-service pour protéger leurs fichiers professionnels. En tant que tel, l’entreposage libre-service répond aux exigences légales en matière de stockage d’informations sensibles de l’entreprise pour les années à venir.
Les exigences légales pour le stockage de diverses informations commerciales varient selon le pays, l’état et la province. Cependant, en Amérique du Nord, l’entreposage libre-service est une option de stockage acceptable pour les informations sur le logement telles que les documents fiscaux, la paie, les dossiers des employés et les états financiers.
Selon FreshBooks, l’IRS exige que les entreprises conservent les déclarations de revenus des entreprises pendant au moins trois ans à compter du moment du dépôt. Cependant, la plupart des comptables suggèrent de conserver la documentation pendant sept ans en cas de circonstances particulières.
L’IRS recommande également que les registres de paie et d’impôt des employés soient conservés pendant quatre ans. Alors que les états financiers annuels détaillés et les renseignements sur les employés devraient être conservés pendant sept ans.
Au Canada, l’ARC indique que les entreprises doivent conserver leurs dossiers d’impôt pendant au moins six ans après la fin de l’année d’imposition.
Les documents commerciaux peuvent inclure des registres de revenus, des registres de dépenses, des registres de propriété et des informations sur les employés, entre autres documents importants.
Lorsque les entreprises ont besoin d’espace de stockage pour la paperasse, la plupart iront aux services de stockage de documents typiques. Ces services ont un prix élevé. Et il est déjà assez difficile de gérer les finances de l’entreprise. C’est là que l’entreposage libre-service a aidé de nombreux propriétaires d’entreprise avant vous pour le stockage des stocks ainsi que pour le stockage des documents et des documents.
À partir d’une moyenne de moins de 100 $ par mois, les propriétaires d’entreprise peuvent stocker des documents fiscaux dans un environnement simple et autogéré.
Les unités de stockage climatisées sont indispensables pour contrôler la température, particulièrement utiles pour les matériaux en papier qui peuvent se gâter avec le temps en raison de températures élevées.
Cette option de stockage est parfaite pour les micro, petites et moyennes entreprises à la recherche d’un espace abordable pour conserver des documents commerciaux.
Comme Mini Mall Storage compte plus de 100 emplacements aux États-Unis et au Canada, même les grandes entreprises nationales, qui recherchent un stockage dans divers endroits, peuvent faire confiance à Mini Mall Storage pour leurs besoins de stockage professionnels.
Comme il existe avec un prix inférieur, le self-stockage pour les documents commerciaux est autogéré. Cela signifie que vous devrez vous préparer à stocker ces documents de la meilleure façon possible.
L’entreposage des étagères est recommandé dans l’entreposage libre-service pour garder les documents importants hors du sol en cas d’inondation imprévue.
Il est également recommandé d’étiqueter et de coder vos documents pour un accès facile lorsque vous devez présenter quelque chose de spécifique.
Les entreprises indépendantes choisissent également l’entreposage libre-service pour l’entreposage des stocks lorsqu’elles opèrent à partir de leur domicile ou d’un petit espace de bureau. Commencez par purger ce dont vous n’avez plus besoin et organisez votre inventaire dans une unité d’entreposage accessible et drive-up.
Bien que vous deviez peut-être conserver les dossiers fiscaux papier des entreprises pendant plusieurs années, la dématérialisation peut être la meilleure option pour votre entreprise. Cela peut prendre un certain temps pour passer complètement sans papier, mais commencer aujourd’hui aidera vos problèmes d’espace organisationnel à l’avenir.
Un bureau sans papier est le concept de réduction de la quantité de papier utilisée dans une entreprise. Au lieu de cela, les documents fiscaux et autres informations importantes de l’entreprise peuvent être consultés numériquement et stockés pour être conservés sur un serveur sécurisé localement ou à l’aide de la technologie cloud.
En règle générale, la location d’un serveur peut coûter entre 100 $ et 300 $ par mois. Mais vous pouvez également chercher à acheter votre propre serveur d’entreprise pour 1 000 $ à 3 000 $. Cependant, l’exécution de votre propre serveur coûte en moyenne 100 $ par mois.
Comparez ces prix au coût annuel d’une entreprise de papier sans gestionnaire de fichiers, plus de 600 000 $ selon Records Nation, et la dématérialisation peut faire économiser de l’argent à votre entreprise chaque année.
Le stockage de documents commerciaux sur un serveur vous permet également d’économiser de l’espace et du temps, simplifie le processus de partage d’informations, augmente la sécurité et favorise les pratiques écologiques.
Quoi qu’il en soit, si vous choisissez de vous passer de papier ou de vous en tenir à votre système de classement actuel, l’entreposage libre-service est l’option abordable pour conserver vos documents d’entreprise afin d’un faible coût.
Trouvez une installation près de chez vous et discutons des besoins de stockage de votre entreprise.
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